Medewerkers van het CHU de Montpellier hebben via een speciaal portaal toegang tot hun zakelijke e-mail, het intranet en verschillende vakapplicaties. Dit portaal staat los van de openbare website van het ziekenhuis. Als de toegang geblokkeerd raakt, kan dat het dagelijkse werk al snel bemoeilijken, temeer omdat interne ondersteuningskanalen niet altijd van buitenaf bereikbaar zijn.
Het probleem beperkt zich niet tot een vergeten wachtwoord: ook sterkere authenticatie, een incompatibele browser of verwarring tussen de verschillende pagina’s van het CHU kunnen een rol spelen.
Medewerkersportaal en openbare website van het CHU de Montpellier: twee toegangen die u niet met elkaar moet verwarren
Een veelvoorkomende oorzaak van een blokkade is niet technisch: de medewerker probeert zijn of haar e-mail te openen via een pagina die daar niet voor bedoeld is. De website chu-montpellier.fr bevat verschillende onderdelen (praktische informatie, nieuws, onderzoek), maar alleen het portaal ‘Accès agent CHU’ geeft toegang tot de e-mail en interne tools zoals Chronos en het HR-portaal.
Dit portaal is bereikbaar via het extranetgedeelte van de website. Pagina’s voor patiënten of externe zorgprofessionals bevatten geen inlogformulier voor medewerkers. Als een zoekmachine naar de verkeerde pagina verwijst, kan de medewerker denken dat de dienst niet werkt, terwijl diegene simpelweg op de verkeerde plek is.
Een handige aanwijzing: als de weergegeven pagina geen veld voor gebruikersnaam/wachtwoord of link naar tweestapsverificatie bevat, is het niet het medewerkersportaal. Bij twijfel over het juiste adres geeft de e-mail van het CHU de Montpellier voor medewerkers een overzicht van de te gebruiken URL’s en veelvoorkomende navigatiefouten.
Tweestapsverificatie geblokkeerd: wanneer ook het ondersteuningsportaal niet toegankelijk is
Zorginstellingen voeren multifactorauthenticatie (MFA) steeds vaker in om gegevens te beschermen. Dit mechanisme voegt na het invoeren van het wachtwoord een extra stap toe: een tijdelijke code, een mobiele app of een fysieke sleutel.
De toegang raakt geblokkeerd wanneer de medewerker geen toegang meer heeft tot de tweede factor: een defecte werktelefoon, een niet-doorgegeven nieuw telefoonnummer of een authenticatie-app die na een update opnieuw is ingesteld. Een specifiek probleem bij het CHU, net als bij veel ziekenhuizen, is dat voor het interne ondersteuningsportaal soms dezelfde authenticatie nodig is als voor de e-mail. Daardoor belandt de medewerker in een vicieuze cirkel.
Manieren om de toegang buiten het portaal om te herstellen
Als zowel de e-mail als de online ondersteuning niet bereikbaar zijn, zijn er nog verschillende mogelijkheden:
- Neem telefonisch rechtstreeks contact op met de IT-afdeling van het CHU, via de vaste telefoon van een collega of een intern nummer dat op de afdeling wordt vermeld.
- Ga naar de balie van de IT-ondersteuning als u op locatie bent. Technische medewerkers kunnen de tweede authenticatiefactor ter plekke opnieuw instellen, na controle van uw identiteit.
- Vraag een leidinggevende om via diens eigen toegang tot het HR-portaal of de interne e-mail een verzoek tot opnieuw instellen door te geven.
Geen van deze stappen garandeert dat de toegang onmiddellijk wordt hersteld. De wachttijd hangt af van de werkdruk bij de IT-ondersteuning en het soort blokkade.
E-mail van het CHU Montpellier: technische oorzaken die u kunt controleren voordat u de ondersteuning belt
Voordat u contact opneemt met de IT-afdeling, kunt u met een paar controles de eenvoudigste oorzaken uitsluiten.
De gebruikte browser kan problemen veroorzaken. Het medewerkersportaal van het CHU werkt het best met recente browsers. Een oude versie van Internet Explorer, die op sommige Windows-computers nog wordt gebruikt, kan het laden van de inlogpagina blokkeren of ervoor zorgen dat het MFA-formulier niet wordt weergegeven. Soms is het probleem al opgelost door een andere browser te proberen (Firefox, Edge, Chrome).
Ook opgehoopte cache en cookies kunnen storingen veroorzaken. Als de inlogpagina blijft laden of een algemene foutmelding weergeeft, lost het wissen van de browsercache en het verwijderen van cookies voor het domein chu-montpellier.fr het probleem in een aanzienlijk deel van de gevallen op.
Ook het gebruikte netwerk speelt een rol. Sommige openbare wifi-netwerken of persoonlijke VPN’s blokkeren de poorten die nodig zijn voor beveiligde authenticatie. Met een test via een mobiele verbinding (internet delen vanaf een telefoon) kunt u nagaan of het netwerk de oorzaak is.
Wachtwoord verlopen of account gedeactiveerd
Ziekenhuizen hanteren doorgaans beleid waarbij wachtwoorden na verloop van tijd verlopen. Een medewerker die enkele weken afwezig is geweest (verlof, opleiding), kan bij terugkomst ontdekken dat het wachtwoord is verlopen, zonder dat daar een zichtbare melding over is ontvangen. Het wachtwoord wordt normaal gesproken vernieuwd via het medewerkersportaal, waardoor het eerder beschreven probleem van de vicieuze cirkel weer ontstaat.
Een account kan ook worden gedeactiveerd na een lange periode van inactiviteit of bij een wijziging van de administratieve status (einde van een contract, overplaatsing). In dat geval kan alleen de HR-afdeling, in overleg met de directie informatiesystemen, de toegang opnieuw activeren.
SSO-strategie van het CHU de Montpellier en de gevolgen voor de e-mail van medewerkers
Ziekenhuizen voeren geleidelijk single sign-on (SSO) in, zodat medewerkers zich maar één keer hoeven aan te melden om toegang te krijgen tot alle interne applicaties: e-mail, tijdregistratie, patiëntendossier en intranet.
Deze integratie maakt het dagelijkse gebruik eenvoudiger, maar heeft ook een keerzijde: een SSO-blokkade sluit tegelijkertijd de toegang tot alle tools af, inclusief de e-mail. De medewerker verliest niet alleen de toegang tot e-mails, maar kan ook geen roosters, loonstroken of verlofaanvragen meer bekijken.
Uit de beschikbare openbare gegevens blijkt niet of de laatste fase van de SSO-uitrol is afgerond en welke diensten nog afzonderlijk toegankelijk zijn. Deze informatie staat noch op de openbare website van het CHU, noch in documenten die van buitenaf kunnen worden geraadpleegd.
Voor medewerkers die na alle technische controles nog steeds geen toegang hebben, is telefonisch contact met de interne ondersteuning de meest directe oplossing. Sla het telefoonnummer van de IT-afdeling van het CHU op in uw zakelijke contacten voordat er een blokkade optreedt. Zo bent u niet afhankelijk van een portaal dat op het kritieke moment mogelijk ook niet toegankelijk is.
