Die Beschäftigten des CHU de Montpellier greifen über ein eigenes Portal, das von der öffentlichen Website der Einrichtung getrennt ist, auf ihre berufliche E-Mail, das Intranet und verschiedene Fachanwendungen zu. Wenn der Zugang gesperrt ist, kann das den Arbeitsalltag schnell erschweren – zumal die internen Supportkanäle von außerhalb nicht immer erreichbar sind.
Das Problem beschränkt sich nicht auf ein vergessenes Passwort: Auch die Mehr-Faktor-Authentifizierung, ein inkompatibler Browser oder eine Verwechslung der verschiedenen Seiten des CHU können die Ursache sein.
Mitarbeiterportal und öffentliche Website des CHU de Montpellier: zwei Zugänge, die nicht verwechselt werden sollten
Eine häufige Ursache für Zugangssperren ist nicht technischer Natur: Beschäftigte versuchen, ihre E-Mails über eine Seite abzurufen, die dafür nicht vorgesehen ist. Die Website chu-montpellier.fr umfasst verschiedene Bereiche (praktische Informationen, Neuigkeiten, Forschung), doch nur das Portal „Accès agent CHU“ öffnet die E-Mail und interne Tools wie Chronos oder das HR-Portal.
Dieses Portal ist über den Extranet-Bereich der Website erreichbar. Seiten für Patienten oder externe Gesundheitsfachkräfte bieten kein Anmeldeformular für Beschäftigte. Wenn eine Suchmaschine auf die falsche Seite verweist, kann der Eindruck entstehen, der Dienst sei ausgefallen – obwohl man sich schlicht auf der falschen Seite befindet.
Ein hilfreicher Anhaltspunkt: Wenn die angezeigte Seite weder ein Feld für Benutzername und Passwort noch einen Link zur Zwei-Faktor-Authentifizierung enthält, handelt es sich nicht um das Mitarbeiterportal. Wer sich bei der richtigen Adresse unsicher ist, findet unter E-Mail des CHU de Montpellier: Mitarbeiterbereich Informationen zu den richtigen URLs und häufigen Navigationsfehlern.
Zwei-Faktor-Authentifizierung gesperrt: Wenn auch das Supportportal nicht erreichbar ist
Gesundheitseinrichtungen setzen zunehmend auf Mehr-Faktor-Authentifizierung (MFA), um Daten zu schützen. Dabei ist nach der Eingabe des Passworts ein weiterer Schritt erforderlich: ein temporärer Code, eine mobile App oder ein physischer Sicherheitsschlüssel.
Eine Sperre tritt auf, wenn Beschäftigte keinen Zugriff mehr auf den zweiten Faktor haben: Das Diensthandy ist defekt, eine neue Telefonnummer wurde nicht gemeldet oder die Authentifizierungs-App wurde nach einem Update zurückgesetzt. Die besondere Schwierigkeit am CHU – wie in vielen Krankenhäusern – besteht darin, dass für das interne Supportportal mitunter dieselbe Authentifizierung erforderlich ist wie für die E-Mail. So entsteht eine ausweglose Situation.
Möglichkeiten zur Entsperrung ohne Portalzugang
Wenn weder die E-Mail noch der Online-Support erreichbar sind, kommen mehrere Möglichkeiten infrage:
- Den IT-Service des CHU direkt telefonisch kontaktieren – über den Festnetzanschluss eines Kollegen oder eine interne Nummer, die in den Räumlichkeiten der Abteilung ausgehängt ist.
- Persönlich am IT-Supportschalter vorbeigehen, wenn man vor Ort ist. Das technische Team kann den zweiten Authentifizierungsfaktor vor Ort zurücksetzen, nachdem die Identität überprüft wurde.
- Eine Führungskraft der Abteilung bitten, über ihren eigenen Zugang zum HR-Portal oder zur internen E-Mail eine Anfrage zum Zurücksetzen weiterzuleiten.
Keine dieser Maßnahmen garantiert eine sofortige Wiederherstellung des Zugangs. Die Bearbeitungszeit hängt von der Auslastung des IT-Supports und der Art der Sperre ab.
E-Mail des CHU Montpellier: technische Ursachen, die vor einem Anruf beim Support geprüft werden sollten
Bevor man sich an den IT-Service wendet, lassen sich mit einigen Prüfungen die einfachsten Ursachen ausschließen.
Der verwendete Browser kann Probleme verursachen. Das Mitarbeiterportal des CHU ist für aktuelle Browser optimiert. Eine veraltete Version des Internet Explorers, die auf manchen Windows-Rechnern noch vorhanden ist, kann das Laden der Anmeldeseite blockieren oder verhindern, dass das MFA-Formular angezeigt wird. Ein Test mit einem anderen Browser (Firefox, Edge, Chrome) reicht manchmal aus, um die Sperre zu beheben.
Auch angesammelte Cache-Daten und Cookies können Störungen verursachen. Wenn sich die Anmeldeseite in einer Schleife lädt oder eine allgemeine Fehlermeldung anzeigt, lässt sich das Problem in einem erheblichen Teil der Fälle beheben, indem man den Browser-Cache leert und die Cookies für die Domain chu-montpellier.fr löscht.
Auch das verwendete Netzwerk spielt eine Rolle. Manche öffentlichen WLAN-Netze oder privaten VPNs blockieren die für eine sichere Authentifizierung erforderlichen Ports. Ein Test über eine mobile Verbindung (Tethering über ein Smartphone) zeigt, ob das Netzwerk die Ursache ist.
Passwort abgelaufen oder Konto deaktiviert
Krankenhäuser setzen in der Regel Richtlinien für den Ablauf von Passwörtern um. Beschäftigte, die mehrere Wochen abwesend waren (Urlaub, Fortbildung), stellen bei ihrer Rückkehr möglicherweise fest, dass ihr Passwort abgelaufen ist, ohne dass sie eine sichtbare Benachrichtigung erhalten haben. Die Erneuerung erfolgt üblicherweise über das Mitarbeiterportal – damit stellt sich erneut das oben beschriebene Problem des gesperrten Zugangs.
Ein Konto kann auch nach längerer Inaktivität oder einer Änderung des Verwaltungsstatus (Vertragsende, Versetzung) deaktiviert werden. In diesem Fall kann nur die Personalabteilung in Abstimmung mit der IT-Leitung den Zugang wieder freischalten.
SSO-Strategie des CHU de Montpellier und ihre Auswirkungen auf die Mitarbeiter-E-Mail
Krankenhäuser führen schrittweise Single-Sign-on-Systeme (SSO) ein, damit sich Beschäftigte nur einmal anmelden müssen, um auf alle internen Anwendungen zuzugreifen: E-Mail, Arbeitszeiterfassung, Patientenakte und Intranet.
Diese Vereinheitlichung erleichtert den Arbeitsalltag, hat aber auch eine Kehrseite: Eine SSO-Sperre unterbricht gleichzeitig den Zugriff auf alle Tools, einschließlich der E-Mail. Beschäftigte verlieren dann nicht nur den Zugriff auf ihre Nachrichten, sondern können auch ihre Dienstpläne, Gehaltsabrechnungen oder Urlaubsanträge nicht mehr einsehen.
Aus den verfügbaren öffentlichen Informationen geht nicht hervor, ob die letzte Phase der SSO-Einführung abgeschlossen ist oder welche Dienste noch unabhängig davon erreichbar sind. Diese Angaben finden sich weder auf der öffentlichen Website des CHU noch in den von außerhalb zugänglichen Dokumenten.
Für Beschäftigte, die nach Ausschöpfung der technischen Prüfmöglichkeiten weiterhin keinen Zugang haben, ist der interne telefonische Support der direkteste Weg. Wer die Nummer des IT-Service des CHU vorab in seinen beruflichen Kontakten speichert, ist im Fall einer Sperre nicht auf ein Portal angewiesen, das im entscheidenden Moment ebenfalls unerreichbar sein könnte.
